Jak zarządzać projektami, by uniknąć niepotrzebnych kłopotów? krótki link

Autor: Konrad, Opublikowano: 09/03/2011

Idea zarządzania jest prosta. Chcemy mieć kontrolę – czy to nad procesem, czy nad zasobami. Jednak samo zarządzanie nie gwarantuje sukcesu. Jest to ciągły wyścig zbrojeń pomiędzy złymi przyzwyczajeniami, zmieniającym się środowiskiem i wymaganiami. Właściwie jest tyle zmiennych, że wiele osób uważa, że nie da się efektywnie zarządzać projektami – a co dopiero tak, by uniknąć kłopotów!

Co rozumiem mówiąc efektywnie. Przeważnie interesuje nas takie zarządzanie, które będzie ”generowało zysk” większy, niż koszta jego stosowania. Pisząc prościej: Nie chcemy spędzać 1 dnia na planowanie 5 minut. Z pozoru wydaje się to proste. Szybko jednak pojawi się proza rzeczywistości. Pojawiają się wycieki czasu, „sytuacje niezależne” i ryzyka z nimi związane (którymi „trzeba” jakoś zarządzać, czyż nie?).

Nagle proste zarządzanie staje się, zarządzaniem procesem zarządzania zarządzających poprzez zarządzanie… itd. Ten zaklęty łańcuch można by ciągnąć, aż do najniższego szczebla pracowniczego. To jeszcze nie koniec, bo możemy poruszyć kolejny wymiar, czyli samo-zarządzanie (w tym zarządzanie własnym rozwojem). Na koniec dodam problem kosztu (i czasu) reakcji na zmiany w założeniach, na których planujemy. Istna syzyfowa praca.

„Dawno” temu, skutecznie zarządzany projekt, musiał spełniać trzy kryteria: utrzymać budżet, zmieścić się w czasie realizacji i wygenerować wartość/produkt określonej jakości. Wygląda na to, że „zmądrzeliśmy” i dziś popularny stał mechanizm, w którym „prosimy” klienta: Wybierz dwa z trzech. Problem w tym, że wtedy gubimy  bardzo ważny czynnik, który jest jedną „z nóg” projektu – bo, np. po co nam rozwiązanie pilnego problemu po czasie lub wadliwe?

Po tym wszystkim pytanie: Jak zarządzać projektami, by uniknąć kłopotów? powoduje istny ból głowy. Zatem jak?

Uwaga: Ten wpis nie jest krótki. Zarezerwuj sobie czas na lekturę, lub rozbij ją na kila tur. Przekazuję w nim nie jedynie suche informacje, a bardziej staram się uczyć, jak przedstawioną wiedzę zastosować praktycznie.

Na wstępie trzeba się pogodzić, że nie ma idealnego rozwiązania – nigdy nie unikniemy wszystkich błędów. Wszystkie metody, to pewne schematy upraszczające rzeczywistość – tym samym nigdy nie dające idealnych efektów, czy 100% gwarancji działania. Możemy szukać jedynie tych rozwiązań, które jak najlepiej wpisują się w poprawę sytuacji naszego projektu – choćby o kilka procent.

Chciałbym zaproponować jedno takie rozwiązanie – nie idealne, ale na tyle dobre, że w porównaniu do innych może okazać się objawieniem, pozytywnym szokiem, cudem zarządzania (niepotrzebne skreślić). Mianowicie chodzi o metodę łańcucha krytycznego.

Informacja dla osób, które postanowiły pominąć film. Na wstępie: zobaczcie go! Każda minuta jest tego warta. Dowiesz się jak można zwiększyć skuteczność projektów do 95%.

Jak to działa w praktyce?

Wyśmienicie, zwłaszcza w połączaniu z odpowiednio wybranymi rozwiązaniami zaczerpniętymi z Agile. Koszt wdrożenia jest bardzo niewielki, a większość Project Managerów znajdzie sposób na wykorzystanie posiadanych narzędzi, w opisany sposób. Przesiadka na nowe oprogramowanie też nie powinna być bolesna – a właściwie powinna przynieść ulgę i wielkie ułatwienie – no chyba, że ktoś unika komputera jak ognia.

Kluczem do metody łańcucha krytycznego są diagramy ganta. Wspomniane diagramy pozwalają zarządzać projektem w czasie, dzieląc go na mniejsze zadania, które możemy przypisać konkretnym osobom. Na takim wykresie możemy nanosić postęp projektu.

To co najbardziej istotne – planowanie w taki sposób nie przytłacza, a pozwala odkryć wiele elementów projektu, które mogły by nas niemiło zaskoczyć. Jeżeli pokusimy się o program operujący na wykresach, a nie wyłącznie arkusz kalkulacyjny – wszystko stanie się jeszcze prostsze, a modyfikacje wykresów będą zajmować zaledwie chwilę.

Jakie narzędzia?

Narzędzi (w znaczeniu oprogramowanie) jest wiele i łatwo je wyszukać w internecie (software gant). Skupię się tylko na kilku propozycjach, które uważam za warte uwagi.

Merlin

Najpierw Merlin – czyli program, który dla mnie jest wzorem. Zawiera dokładnie te opcje, które potrzebujemy. Wszystko podane w solidnym i dobrze wyglądającym interfejsie. Widać, że każdy detal został przemyślany.
Jaki minus – tylko na system MAC OS X i koszt 199 US$ za jedną licencję komercyjną. Przed zakupem można pobawić się darmową wersją demo.

Więcej można przeczytać na: http://www.projectwizards.net/en/merlin/

Alternatywą pod systemy Microsoftu jest MS Project, który przypomina przeładowany scyzoryk szwajcarski i niestety jest jeszcze droższy. Mam jednak dobrą informację. Można go spokojnie zastąpić kolejną propozycją

Gantt Project

Jest to darmowe rozwiązanie, o „niemal” tych samych funkcjonalnościach co Merlin. Oczywiście jest bardziej toporne w obsłudze, nie wygląd już tak dobrze i ma kilka drobnych wad (np. minimalny czas zadania to 1 dzień, niewygodne przesuwanie zadań). Z drugiej strony jest to projekt multiplatformowy (Windows, MAC OS X, Linux), opensource i w zupełności wystarczający na start. Reasumując: jak na rozwiązanie darmowe – produkt idealny.

Więcej na stronie projektu: http://www.ganttproject.biz/

Co dalej?

Po zainstalowaniu programu warto sprawdzić metodę łańcucha krytycznego poprzez zaplanowanie prostego projektu.

Najpierw tworzymy zadania o czasie jak najbardziej dopasowanym do tego, jaki będzie potrzebny na ich wykonanie. Rozmieszczamy je tworząc harmonogram realizacji. Dodajemy zasoby (czyli osoby powiązane z projektem) i przydzielamy je do zadań.

Następnie dodajemy zadanie-bufor (możemy podzielić go na trzy części, ja na filmie) oraz kamień milowy.Ważne by bufor nie był powiązany z innymi zadaniami i zaczynał się tam gdzie kończy się ostatnie zadanie – dzięki temu będzie „nieprzesuwalny”. Buforu nie przydzielamy zasobom. Na koniec dodajemy kamień milowy tuż za buforem – dobrze by też był „punktem nieprzesuwalnym” w czasie.

Gdy zadanie zacznie się opóźniać w realizacji, rozciągamy je w czasie. Spowoduje to odsunięcie w czasie zadań powiązanych z tym „rozciąganym”. Jeżeli wszystkie zadania są powiązane – przesunie się cała realizacja projektu. Ostatnie zadania zaczną „wchodzić na czas buforu” i pokazywać jego zużycie. By zmniejszyć zużycie buforu, należy dokonać korekt czasów innych zadań (np. zacząć część prac wcześniej, czy zwiększyć  ilość zasobów przydzielonych do zadań, czy przeorganizować część zadań).

Warto poeksperymentować z różnymi zależnościami pomiędzy zadaniami i różnymi metodami reagowania na opóźnienia.

Teraz uzbrojeni w wiedzę i umiejętności możemy stawić czoła kolejnym projektom.